CIRCULAR EXTERNA 0323-2020
Apreciados clientes, proveedores, subcontratistas y colaboradores como parte de las medidas de prevención y contención del COVID-19, OMIA Colombia S.A.S. ha implementado un mecanismo de contingencia para la recepción de facturas físicas, que a nivel nacional se radican en nuestras instalaciones.
Condiciones generales:
- Este mecanismo de contingencia no aplica para los proveedores que hoy radican sus facturas vía facturación electrónica. Esos proveedores deben continuar enviando sus facturas al buzón de correo electrónico establecido con ese fin.
- La implementación de este mecanismo de contingencia aplica únicamente tratándose de facturas que deben ser radicadas en físico en las instalaciones de OMIA Colombia S.A.S. y que se pagan directamente al tenedor del título.
- El único buzón autorizado para la recepción de facturas físicas vía mail es facturacionfisica@omia.com.co el envío a cualquier otra cuenta de correo corporativo se entenderá como NO recibida la factura.
- La radicación de las facturas vía digital, siempre deben acompañarse de los soportes relacionados en la orden de compra. El no adjuntar dichos documentos es causal de devolución y no aceptación de la factura.
- El envío de las facturas físicas con sus soportes continua igual; la generación del mail no exime al proveedor de la radicación en físico de los documentos y se considera incumplimiento para la aceptación de esta e interrupción del pago.
Mecanismo de activación:
- Como proveedor usted debe elaborar su factura física de acuerdo con las directrices emitidas por la DIAN, acopiar los soportes requeridos en la orden de compra y enviar un mail a la única cuenta autorizada facturacionfisica@omia.com.co, identificar en el Asunto o Referencia del correo, los últimos 4 números de la factura y de la orden de compra, así como el nombre de proveedor Ej. FF1111 OC7777 NOMBRE DE PROVEEDOR y en el cuerpo del correo incluirel siguiente texto:
“Yo, (nombre del proveedor) en calidad de acreedor de OMIA Colombia S.A.S., por medio de la presente manifiesto de manera expresa que el(los) titulo(s) valor(es) adjunto(s) no ha(n) sido ni será(n) negociado(s) en el mercado de manera que pueda tener múltiples acreedores. Así mismo, me comprometo a enviar el original de la factura que por este medio se envió escaneada a las oficinas de OMIA Colombia S.A.S. Igualmente, acepto el presente trámite para la radicación, validación de las facturas y su correspondiente pago”.
- Tanto la factura como los soportes adjuntos obligatoriamente se reciben en formato PDF, el envío en cualquier otro formato será rechazado por el incumplimiento de las condiciones expresadas en esta comunicación para su presentación y por temas de seguridad informática.
- La capacidad máxima de envío es de 2MB. De superar este tamaño se solicita adjuntar la factura al mail y los soportes compartirlos a través de un enlace a través de la nube o OneDrive (recomendado).
- Una vez enviado el mail con las condiciones antes mencionadas, el buzón generará automáticamente un acuse de recibo, el cual debe ser mencionado cuando se envíe la factura física y sus soportes a OMIA Colombia S.A.S. tan pronto como sea posible.
- El equipo de OMIA Colombia S.A.S. una vez revisado el cumplimento de los requisitos, está en libertad de hacer devolución de las facturas recibidas, comunicando al proveedor vía mail o de forma física si ya se recibió la documentación, por el no cumplimiento de los requisitos.
RECOMENDACIONES:
Antes de remitir sus facturas a cuentas por pagar a través del único correo electrónico autorizado facturacionfisica@omia.com.co con los debidos soportes debe validar y verificar:
- La fecha máxima de radicación es el día 20 de cada mes, salvo que la orden de compra defina fecha en contrario. Si la factura no es radicada en estas fechas el sistema boquea automáticamente el recibo de mensajes.
- Si la factura se genera posterior al 20 de cada mes, agradecemos emitirla con fecha primero del mes siguiente cuando vuelve a estar habilitado el buzón electrónico para recepción de facturas.
Seguros de contar con su colaboración y compromiso.
Atentamente,
Gerencia de Administración & Finanzas
OMIA COLOMBIA S.A.S.